Vorlagen-Editor

Mit einem kostenlosen Konto baust du eigene Vorlagen im Browser – auf dem großen Bildschirm geht das schneller als auf dem Handy. Deine Vorlagen findest du unter Meine Vorlagen.

Neue Vorlage

Neue Vorlage öffnet den Editor. Er ist ein Baukasten:

Auf schmalen Bildschirmen steht die Komponentenliste aufklappbar über der Arbeitsfläche, und Bearbeiten öffnet ein eigenes Fenster.

Mit KI erstellen (Firmenvorlagen)

Hat eure Firma einen KI-Schlüssel hinterlegt (Firma → KI), steht im Büro bei den Firmenvorlagen Mit KI erstellen:

1. Beschreibe die Vorlage („Jährliche Wartung einer Luft/Wasser-Wärmepumpe mit Messwerten und Unterschrift“) oder lade ein PDF hoch, z. B. die Wartungsanleitung des Herstellers oder euer bisheriges Papierformular. Bei einem PDF kannst du den Umfang vorgeben („nur die jährliche Wartung“).
2. Entwurf erstellen – bei einem umfangreichen PDF dauert das ein bis zwei Minuten.
3. Der Entwurf öffnet sich ungespeichert im Editor, oben mit den Hinweisen der KI. Prüfe Abschnitte, Felder und Grenzwerte und speichere dann.

Passende Bausteine (z. B. Abgasmessung) bindet die KI selbst ein. Text und PDF gehen an den KI-Anbieter eurer Firma, die Kosten laufen über euren Schlüssel – lade deshalb keine Unterlagen mit Kundendaten hoch.

Bausteine einfügen

• Ziehen: eine Komponente auf die Arbeitsfläche ziehen – einen Abschnitt zwischen die Abschnitte, ein Feld an die gewünschte Stelle in einem Abschnitt.
• Anklicken: eine Komponente antippen fügt sie ans Ende des gewählten Abschnitts ein (bzw. des Abschnitts, in dem das gewählte Feld steht). Ein Abschnitt kommt ans Ende.
• Ein neues Element öffnet sich sofort zum Bearbeiten – einfach die Bezeichnung tippen.

Bearbeiten

edit Bearbeiten an einem Element (oder Klick auf das Element) zeigt seine Einstellungen. Änderungen erscheinen sofort auf der Arbeitsfläche. Unsicher, was in ein Feld gehört? info neben dem Feld erklärt es mit Beispielen.

• Kopfdaten: Name, Beschreibung und Bereich. Sie gehören zur Vorlage (Suche, Veröffentlichung) und erscheinen in der App nicht als eigener Schritt. Beschreibung und Bereich sind nötig, wenn du die Vorlage veröffentlichen willst. Bei Firmenvorlagen ist der Bereich immer Pflicht: Die App ordnet die Vorlagen beim Anlegen eines Protokolls danach, ohne Bereich stünde sie unter „Ohne Bereich“.
• Abschnitt: Titel; wiederholbar (siehe unten) mit der Bezeichnung eines Eintrags; bei wiederholbaren Abschnitten der Katalog.
• Feld: Feldtyp (Text, Zahl, Ja/Nein, Auswahl, Datum, Zeitstempel, Arbeitsschritt, Fotos, Anhänge, Unterschrift, Abzeichnen, Textbaustein), Bezeichnung, Pflichtfeld, Breite (siehe Felder nebeneinander), bei Zahlen Einheit und Grenzwerte, beim Zeitstempel Nur Uhrzeit (ohne Datum), bei Auswahl die Auswahlwerte (mit Enter oder Komma trennen) und der Hinweis (auch für die KI-Auswertung) – eine kurze Erklärung für den Techniker, z. B. „am Abgasrohr, 1 m nach Kessel". Die Cloud-KI liest den Hinweis mit und findet den Wert dadurch zuverlässiger.
• Textbaustein: fester Text ohne Eingabe, etwa ein Rechtshinweis zur Abnahme oder die Prüfgrundlage. Die Bezeichnung wird zur Überschrift, der Text erscheint in der App und als Absatz im PDF. Nur in normalen, nicht in wiederholbaren Abschnitten. Vorlagen mit Textbaustein brauchen eine aktuelle App.
• Hinweisbox: ein Textbaustein mit Farbe – in der Palette als eigener Eintrag, bei jedem Textbaustein unter Farbe einstellbar: info Hinweis (blau), warning Achtung (orange), dangerous Gefahr (rot), check_circle In Ordnung (grün) oder Neutral (grau, wie bisher). App und PDF zeigen eine farbige Box mit Kante und Symbol; ältere App-Versionen zeigen sie grau. Sparsam einsetzen: Was überall rot ist, wird überlesen.

Verschieben, duplizieren, löschen

• Ziehen am Griff drag_indicator: Abschnitte untereinander, Felder auch von einem Abschnitt in einen anderen – neben ein anderes Feld (gleiche Zeile) oder zwischen zwei Zeilen (eigene Zeile), siehe Felder nebeneinander.
• Ohne Ziehen: Menü more_vert eines Elements → Nach oben / Nach unten. Ein Feld am Ende eines Abschnitts wandert so in den nächsten. Steht ein Feld mit anderen in einer Zeile, heißt es Eigene Zeile darüber / Eigene Zeile darunter; dazu Nach links / Nach rechts und Neben das Feld davor.
• Im selben Menü: Abschnitt Duplizieren, Element Löschen.

Wiederholbare Abschnitte

Schalte einen Abschnitt auf wiederholbar, wenn er mehrfach ausgefüllt wird, und gib die Bezeichnung eines Eintrags an (z. B. „Stromkreis"). In der App erscheint dann Stromkreis hinzufügen, im PDF eine Tabelle.

Bausteine

Unter Bausteine in der Komponentenliste stehen Abschnitte, die mehrere Vorlagen gemeinsam nutzen – etwa die Abgasmessung. Anklicken oder auf die Arbeitsfläche ziehen bindet den Baustein ein:

• In der Vorlage ist er schreibgeschützt (Kennzeichen extension „Baustein · Version“). Änderungen macht das Büro am Baustein selbst; sie kommen dann automatisch in jede Vorlage, die ihn einbindet, und mit dem nächsten Abgleich auf die Geräte.
• Die Fotoerkennung lernt je Baustein: Was bei der Abgasmessung einer Vorlage gelernt wird, hilft auch allen anderen Vorlagen mit diesem Baustein.
• Jeder Baustein kann einmal je Vorlage eingebunden werden.
• Abweichen? Im Menü des Abschnitts Verbindung zum Baustein lösen – danach ist der Abschnitt eine normale, bearbeitbare Kopie.

Eigene Bausteine legt das Büro unter Meine Vorlagen → Firmenbausteine an. Öffentliche Bausteine pflegt das A-Zettel-Team. Öffentliche Bausteine stehen in jeder Vorlage zur Verfügung, Firmenbausteine nur in Firmenvorlagen derselben Firma. Ein Baustein lässt sich erst löschen, wenn keine Vorlage ihn mehr einbindet.

Abschnitt kann entfallen

Trifft ein Abschnitt nicht bei jeder Anlage zu (z. B. Neutralisation nur falls vorhanden), setze Kann entfallen. Der Techniker kann ihn dann in der App mit Abschnitt entfällt abschalten und begründen. Pflichtfelder und Grenzwerte darin werden dann nicht geprüft, im PDF steht „Entfällt“. Lass die Einstellung bei Abschnitten aus, die immer erledigt werden müssen (Abgasmessung, Unterschriften) – sonst lassen sich Pflichtfelder umgehen.

Felder nebeneinander

Die Arbeitsfläche zeigt jeden Abschnitt in Zeilen und Spalten wie im PDF:

• Feld neben ein anderes ziehen: Es kommt in dessen Zeile. Ist dort noch Platz, bekommt es den Rest; ist die Zeile voll, teilen sich alle Felder die Breite gleichmäßig (zwei je 50 %, drei je 33 % …, höchstens zehn Felder).
• Feld zwischen zwei Zeilen ziehen (beim Ziehen erscheint dort eine Linie): Es bekommt eine eigene Zeile, auch wenn es noch in die Zeile darüber gepasst hätte.
• Breite einstellen: am Griff am rechten Rand eines Felds ziehen. Zwischen zwei Feldern verschiebt der Griff die Grenze zwischen beiden; beim letzten Feld der Zeile bleibt rechts Platz frei. Der Griff rastet bei 10–90 % in 5er-Schritten und bei Dritteln (33/66 %) ein. Mit der Tastatur: Griff mit Tab anwählen, dann ← / →, Pos1 / Ende.
• In der Pflege des Felds lässt sich die Breite auch auswählen; Ganze Zeile (allein) nimmt das Feld aus seiner Zeile.

Anhänge und Textbausteine nehmen immer die ganze Zeile. Ältere App-Versionen kennen die festen Zeilen noch nicht: Dort fließen Felder mit Breite wie früher nebeneinander, bis 100 % voll sind.

Mit Bezeichnung im PDF ausblenden erscheint im PDF nur der Wert – etwa ein Foto ohne Überschrift neben seiner Beschreibung. In der App bleibt die Bezeichnung sichtbar, damit klar ist, was einzugeben ist.

Die Ausrichtung (Links, Mittig, Rechts) legt fest, wo ein Feld in seiner Spalte steht – in der App und im PDF. Sie wirkt auf alles mit eigener Breite wie Ja/Nein, Fotos, Unterschrift und Knöpfe; bei Text, Zahlen und Textbausteinen auf den Text. Eine Unterschrift lässt sich so z. B. rechts unter einen Text setzen. Anhänge stehen immer links. Ältere App-Versionen zeigen das Feld links.

Im PDF und auf dem Tablet gelten die Breiten genau. Auf schmalen Handys rückt ein Feld in die nächste Zeile, wenn es sonst zu schmal zum Bedienen würde; ein Ja/Nein bleibt meist neben dem Feld davor. Die Vorschau zeigt beides: Tablet / PDF und Handy.

Beispiele: Messwert 50 % · Spannung 25 % · i. O.? 25 % ergibt eine Zeile; Datum, Beginn und Prüfer mit je 33 % die nächste. Mangelfoto 50 % (Bezeichnung ausgeblendet) neben Beschreibung 50 % (mehrzeilig); zwei Unterschriften mit je 50 % nebeneinander.

Stammdaten

Mit Stammdaten kennzeichnest du Felder, die bei jeder Wiederholung gleich bleiben – etwa Hersteller, Typ und Seriennummer der Anlage, die Bezeichnung eines Stromkreises oder das Foto des Typenschilds. Kopiert das Büro später den Auftrag (z. B. für die nächste Wartung), kann es nur die Stammdaten übernehmen: Alle anderen Felder sind dann leer. In wiederholbaren Abschnitten bleiben die Einträge mit ihren Stammdaten erhalten. Unterschriften und Textbausteine können keine Stammdaten sein. Arbeitsfläche und Vorschau zeigen gekennzeichnete Felder mit badge Stammdaten.

Erst nach allen Pflichtfeldern

Erst öffnen, wenn alle Pflichtfelder der anderen Abschnitte ausgefüllt sind sperrt einen Abschnitt in der App, bis der Rest vollständig ist – typisch für Unterschriften: unterschrieben wird erst, was fertig ist. Mehrere so gesperrte Abschnitte warten nur auf die übrigen, nicht aufeinander.

Grenzwerte

Bei Zahlenfeldern legst du unter Grenzwerte fest, welcher Messwert in Ordnung ist. Die App bewertet den Wert sofort beim Eintippen (rot bei Überschreitung) und schreibt die Bewertung ins PDF.

• Grenzwert fügt eine Regel hinzu: Minimum, Maximum oder beides (Grenzen gelten einschließlich).
• Gilt: immer oder nur bei einem Wert eines Auswahl- oder Ja/Nein-Felds im selben Abschnitt – etwa Isolationswiderstand ≥ 1 MΩ bei Schutzklasse I und ≥ 2 MΩ bei Schutzklasse II.
• Reihenfolge zählt: Es gilt die erste Regel, deren Bedingung zutrifft. Mit arrow_upward arrow_downward sortierst du um. Eine Regel immer gehört ans Ende – sie fängt dann alle übrigen Fälle auf, z. B. den strengsten Wert, solange keine Leitungslänge gewählt ist. Regeln, die nie greifen würden, meldet der Editor.
• Leere Felder werden nicht bewertet; Messungen, die für ein Gerät entfallen, bleiben also einfach leer.

Vorlagen mit Grenzwerten brauchen eine aktuelle App. Ändern sich Grenzwerte, gilt das für neu angelegte Protokolle, sobald die Geräte die Vorlage erneut geladen haben.

Mängelliste und Katalog

Die Komponente Mängelliste legt einen fertigen wiederholbaren Abschnitt an: Mangel, Ort / Bauteil, Bewertung, Fotos, Maßnahme / Empfehlung, Frist und Behoben. Alles lässt sich danach ändern. Die Bewertungsstufen sind die Auswahlwerte des Felds „Bewertung" – voreingestellt geringfügig, erheblich, gefährlich, frei änderbar.

Jeder wiederholbare Abschnitt kann einen Katalog haben: vorformulierte Einträge, aus denen der Techniker in der App wählt, statt zu tippen.

• Eintrag hinzufügen: Bezeichnung (landet im ersten Textfeld, z. B. „Mangel"), Kategorie zum Gruppieren und Vorbelegungen für die übrigen Felder, z. B. Bewertung erheblich und eine Standard-Maßnahme.
• Aus anderer Vorlage übernehmen: Katalog einer eigenen Vorlage kopieren. Vorbelegungen werden über die Feldbezeichnung zugeordnet; vorhandene Einträge werden übersprungen.
• Ein Katalog funktioniert nicht nur für Mängel – etwa auch für typische Geräte mit vorbelegter Schutzklasse.

Löschst du ein Feld oder einen Auswahlwert, entfallen die passenden Vorbelegungen im Katalog automatisch.

Abzeichnen

Ein Feld Abzeichnen hält fest, wer bestätigt hat (Kürzel, Name, Lizenz, Uhrzeit) – etwa Erledigung, Kontrolle und Prüfung im Befundbericht. Leg die Abzeichnen-Felder in denselben Abschnitt, typisch in einen wiederholbaren mit je 33 % Breite. Im Feld stellst du ein:

• Erst nach – das Feld lässt sich erst abzeichnen, wenn die gewählten Felder derselben Zeile abgezeichnet sind,
• Andere Person als – wer dort abgezeichnet hat, kann hier nicht abzeichnen,
• Nur freigabeberechtigte Personen – nur Mitarbeiter, die im Portal als freigabeberechtigt eingetragen sind (ohne Konto: Selbstauskunft).

Zur Auswahl stehen nur andere Abzeichnen-Felder des Abschnitts; ein Kreis („A nach B, B nach A“) wird als Fehler gemeldet. Abzeichnen ist nie Stammdaten und wird beim Kopieren nicht übernommen. Wie es in der App und im PDF aussieht: Abzeichnen durch verschiedene Personen.

Speichern und Weitergeben

• Speichern – ungespeicherte Änderungen meldet der Editor, bevor du die Seite verlässt.
• Vorlagendefinition exportieren / Vorlagendefinition importieren (Menü ⋮) – die Vorlage als Datei sichern oder eine Vorlage aus der App übernehmen.
• qr_code_2 Per QR-Code freigeben – siehe Freigaben im Team.

Die Vorlage hat eine Version. Speicherst du Änderungen, erhalten Geräte, die sie erneut laden, die neue Fassung – angefangene Protokolle bleiben unverändert.