Protokoll ausfüllen
Ein geöffnetes Protokoll zeigt seine Abschnitte als Arbeitsablauf: jeder Schritt mit Fortschritt (z. B. „3 von 5"). Ein Tipp auf einen Schritt öffnet seine Detailseite.
Im Video: ein Arbeitsbericht von Anfang bis Ende
Beispiel aus der Testfirma: Lena Lehrling füllt im Auftrag „Abgasmessung Bäckerei Kern“ den Arbeitsbericht aus.
Die Schritte
- Protokolldaten – Bearbeiter/in und Datum. Bearbeiter/in kommt aus den Einstellungen.
- Die Abschnitte der Vorlage – z. B. „Anlagendaten", „Messwerte", „Sichtprüfung".
Unten auf jeder Detailseite führt Weiter: … zum nächsten Schritt, Zur Übersicht zurück zum Ablauf. Eingaben werden sofort gespeichert – es gibt keinen Speichern-Knopf und nichts geht verloren, wenn die App geschlossen wird.
Feldtypen
| Typ | Eingabe |
|---|---|
| Text, Mehrzeiliger Text | Freitext |
| Zahl | Zifferntastatur, Einheit aus der Vorlage (z. B. mbar, MΩ) |
| Ja/Nein | Schalter |
| Auswahl | einen der vorgegebenen Werte antippen; danach steht nur noch er da – nochmal antippen hebt die Auswahl auf, ⋯ wechselt direkt zu einem anderen Wert |
| Datum | Kalender |
| Zeitstempel | jetzt erfassen setzt Datum und Uhrzeit, z. B. beim Kommen und Gehen; später eingetragen? Uhrzeit (bzw. Datum und Uhrzeit) direkt auswählen; vergessen? Ändern korrigiert. Ist der Zeitstempel in der Vorlage auf nur Uhrzeit gestellt, siehst und wählst du nur die Uhrzeit – auch im PDF steht nur sie |
| Arbeitsschritt | Kästchen antippen = erledigt (nochmal antippen setzt zurück); entfällt und Mangel über das Menü ⋯. Dazu Notiz und Fotos |
| Fotos | Kamera oder Galerie |
| Anhänge | Datei anhängen wählt eine Datei aus dem Handy (PDF, Bild, Word, Excel, Text, bis 25 MB), z. B. Lieferschein oder Datenblatt; Antippen öffnet sie. Im PDF steht der Dateiname, die Datei selbst kommt mit dem Upload ins Portal |
| Unterschrift | mit dem Finger unterschreiben |
| Abzeichnen | Abzeichnen antippen – danach steht dort dein Kürzel, erneutes Antippen nimmt es zurück; andere Person mit Name, Lizenz und Unterschrift über das Menü; Reihenfolge und „andere Person“ prüft die App – siehe Abzeichnen durch verschiedene Personen |
| Textbaustein | keine Eingabe – fester Text der Vorlage, z. B. ein Rechtshinweis; steht genauso im PDF |
Pflichtfelder sind markiert. Fehlen beim Abschließen noch welche, zeigt die App sie als Liste (Pflichtfelder fehlen); abschließen lässt sich das Protokoll erst, wenn sie ausgefüllt sind.
Diktieren
Text- und Notizfelder haben ein mic Mikrofon: antippen, sprechen, fertig – der Text wird ans Feld angehängt. Ohne Netz funktioniert das, wenn auf dem Handy das Offline-Sprachpaket Deutsch geladen ist (Android-Einstellungen → Sprache/System → Spracheingabe bzw. Google → Spracheingabe → Offline-Spracherkennung). Fehlt das Mikrofon, kannst du über das Mikrofon der Tastatur diktieren.
Fotos ohne Netz auswerten
Ist für den Auftrag eine Cloud-KI eingerichtet, kannst du Fotos auch ohne Netz aufnehmen: Die App erkennt sofort, was sie auf dem Gerät erkennen kann, und schickt das Foto in die Cloud, sobald wieder Netz da ist. In der Übersicht steht so lange „Foto wartet auf Netz“. Kommen die Vorschläge an, während die App geschlossen ist, erscheint eine Benachrichtigung. Schließt du das Protokoll vorher ab, fragt die App nach und bricht die ausstehenden Auswertungen ab; die Fotos bleiben im Protokoll.
Wiederholbare Abschnitte
Manche Abschnitte gibt es mehrfach, etwa je Stromkreis oder je Heizkörper. Sie erscheinen als Tabelle:
- … hinzufügen (z. B. Stromkreis hinzufügen) legt einen neuen Eintrag an.
- Hat die Vorlage einen Katalog (z. B. typische Mängel), öffnet … hinzufügen zuerst die Auswahl: suchen, Eintrag antippen – Bezeichnung, Bewertung und Maßnahme sind vorbelegt und änderbar. Freier Eintrag legt einen leeren Eintrag an.
- Über das Menü (⋮) eines Eintrags: Kopieren – praktisch, wenn sich nur ein Wert ändert – oder Löschen.
- Im PDF wird jeder Eintrag zu einer Tabellenzeile.
Übersicht lesen
| Zeichen | Bedeutung |
|---|---|
| check Haken | erledigt: alle Pflichtfelder ausgefüllt |
| farbig hinterlegt mit Nummer | offen: noch nichts eingetragen oder Pflichtfelder fehlen |
| lock Schloss | gesperrt: erst die Pflichtfelder der anderen Abschnitte ausfüllen (z. B. vor den Unterschriften). Antippen zeigt, was fehlt |
| Strich | Abschnitt entfällt |
Abschnitt entfällt
Trifft ein Abschnitt bei dieser Anlage nicht zu, schalte oben auf seiner Seite Abschnitt entfällt ein und schreib bei Bedarf eine Begründung dazu (z. B. „keine Neutralisation verbaut“). Die Felder werden ausgeblendet, Pflichtfelder und Grenzwerte nicht geprüft, in der Übersicht und im PDF steht „Entfällt“. Schon erfasste Werte bleiben gespeichert und sind wieder da, wenn du den Schalter ausschaltest.
Den Schalter gibt es nur bei Abschnitten, die das Büro in der Vorlage dafür freigegeben hat.
Protokoll löschen
In der Auftragsseite ein nicht abgeschlossenes Protokoll nach links wischen und bestätigen – es wird mit allen Fotos vom Gerät gelöscht. Alternativ im Protokoll über ⋮ Löschen. Abgeschlossene Protokolle lassen sich nicht wegwischen; erst wieder öffnen. Ein bereits hochgeladener Stand bleibt auf dem Server.
Abschließen und wieder öffnen
Protokoll abschließen sperrt das Protokoll gegen versehentliche Änderungen. Über das Menü (⋮) Wieder öffnen lässt es sich weiter bearbeiten.
Im Firmenkonto wird ein abgeschlossenes Protokoll automatisch hochgeladen, sobald Netz da ist. Siehe App mit dem Firmenkonto verbinden.