A-Zettel

Firmenkonto einrichten

Mit einem Firmenkonto arbeiten Büro und Techniker zusammen: Das Büro legt Aufträge im Portal an, die Techniker sehen sie in der App, und abgeschlossene Protokolle kommen als PDF und Protokolldaten zurück.

Rolle Arbeitet in Darf
Büro Web-Portal Firma verwalten, Mitarbeiter anlegen, alle Aufträge und Protokolle sehen
Techniker App zugewiesene und selbst angelegte Aufträge bearbeiten, Protokolle hochladen

1. Firma anlegen

Auf der Startseite Firmenkonto anlegen wählen (oder direkt Firmenkonto anlegen). Ohne Konto erst registrieren bzw. anmelden, danach geht es dort mit dem Namen der Firma weiter. Du wirst dabei automatisch Büro-Mitarbeiter. Wer in einer Firma nur Techniker ist, legt keine eigene Firma an; ihn nimmt das Büro der jeweiligen Firma auf.

2. KI-Schlüssel der Firma

Unter KI-Schlüssel der Firma Anbieter wählen (Claude, Gemini oder ChatGPT) und den API-Schlüssel eintragen. Er wird verschlüsselt gespeichert, im Portal nur gekürzt angezeigt und an die Geräte der Mitarbeiter übertragen – die App spricht den Anbieter direkt an, die Kosten laufen über das Anbieter-Konto der Firma.

Eigenen Schlüssel nur für A-Zettel mit Ausgabenlimit anlegen. Da der Schlüssel auf den Geräten liegt, kann ein ausgeschiedener Mitarbeiter ihn theoretisch weiterverwenden. Deshalb nach dem Ausscheiden: Mitarbeiter entfernen und den Schlüssel beim Anbieter löschen und hier Tauschen. Die Geräte holen den neuen Schlüssel beim nächsten Abgleich.

Ohne Schlüssel funktioniert alles andere weiter – die App erkennt dann nur auf dem Gerät.

3. Mitarbeiter hinzufügen

Unter Mitarbeiter hinzufügen: Name, E-Mail und die Rolle Techniker (App) oder Büro (Web).

  • Neue E-Mail-Adresse: Zusätzlich ein Startpasswort (mindestens 10 Zeichen) eingeben. A-Zettel legt das Konto an; gib das Passwort persönlich weiter.
  • Die Person hat schon ein A-Zettel-Konto (z. B. weil sie auch für eine andere Firma arbeitet): Passwort leer lassen. Sie erhält eine Einladung und sieht eure Aufträge und euren KI-Schlüssel erst, wenn sie annimmt. Offene Einladungen stehen in der Liste und lassen sich zurückziehen.

Entfernst du einen Mitarbeiter (person_remove), verliert er sofort den Zugang zu eurer Firma; seine Arbeit für andere Firmen bleibt davon unberührt.

Per QR-Code (empfohlen, als Video): Name, E-Mail und Rolle eintragen, Per QR-Code – der Mitarbeiter scannt den Code in der App unter Einstellungen → „Per QR-Code verbinden“ und ist ohne Passwort verbunden. Der Code gilt 10 Minuten und nur einmal. Beim Mitarbeiter verbindet das qr_code_2-Symbol ein weiteres Gerät (z. B. neues Handy); unter dem Namen stehen seine Geräte, Entziehen meldet ein Gerät ab (verlorenes Handy, ausgeschiedener Mitarbeiter).

Kürzel, Lizenz, Freigabeberechtigung (how_to_reg): für Vorlagen mit Abzeichnen, etwa den Befundbericht. Das Kürzel steht im PDF; leer lässt A-Zettel es aus dem Namen bilden („Max Huber“ → MH), ein eingetragenes darf es in der Firma nur einmal geben. Freigabeberechtigt erlaubt, Felder mit „Nur freigabeberechtigte Personen“ abzuzeichnen. Nur das Büro trägt das ein – auch für sich selbst –, damit sich niemand selbst freischaltet. Spätere Änderungen schreiben frühere Abzeichnungen nicht um.

Plätze: Jeder Mitarbeiter (auch das Büro) und jede offene Einladung belegt einen Platz des Firmenkontos. Wie viele frei sind, steht oben auf der Firma-Seite.

4. Logo und Fußzeile im Protokoll

Unter Firma → Protokoll legst du fest, wie die PDFs eurer Protokolle aussehen:

  • Logo (PNG oder JPEG, höchstens 2 MB): erscheint rechts oben auf jeder Seite. Am besten wirkt ein breites Logo, bei PNG mit transparentem Hintergrund.
  • Fußzeile (bis zu 4 Zeilen): z. B. Anschrift, Telefon, Registergericht und USt-IdNr.; steht klein unten auf jeder Seite.
  • Links oben steht in Firmenaufträgen immer der Firmenname.

Die Geräte übernehmen Änderungen beim nächsten Abgleich. Das gilt für neue PDFs; schon hochgeladene PDFs bleiben, wie sie sind.

5. Protokolle aufbewahren und Ende des Firmenkontos

A-Zettel bringt Aufträge zu den Technikern und die fertigen Protokolle ins Büro. Es ist kein Archiv: Lade PDFs bzw. ZIPs herunter und bewahre sie in euren eigenen Ablagen auf, ebenso für Fristen, Wiederholungsprüfungen und Abrechnung.

Ein neues Firmenkonto beginnt mit einer Testphase von 30 Tagen mit 3 Plätzen. Endet die Testphase oder der bezahlte Zeitraum, ist das Firmenkonto einen Monat nur lesbar: Ansehen, Herunterladen und Löschen gehen, neue Aufträge und Uploads nicht. Einen weiteren Monat später werden alle Daten der Firma gelöscht. Das Büro bekommt zu Beginn und 7 Tage vor dem Löschen eine E-Mail. Details: Nutzungsbedingungen für Firmenkonten.

Mehrere Firmen

Du arbeitest selbst für mehrere Firmen? Als Büro legst du eine weitere über Firmenkonto anlegen an, sonst kommst du über eine Einladung dazu. Oben in der Kopfzeile steht, für welche Firma du gerade arbeitest; ein Klick wechselt. Firma und Aufträge zeigen immer nur die gewählte Firma.