Einstellungen und KI-Schlüssel

Die Einstellungen sind in aufklappbare Bereiche gegliedert: Konto, Texterkennung & KI, Protokolle, Hilfe und Über A-Zettel. Zugeklappt zeigt jeder Bereich seinen Stand (z. B. „nicht angemeldet“, „Autark“); Einladungen von Firmen stehen immer ganz oben.

Arbeitsbereich (auf der Startseite)

Oben auf der Startseite wählst du, für wen du gerade dokumentierst:

eine Firma, für die du arbeitest (mit deiner Rolle dort), oder
Meine Protokolle (ohne Firma) – eigene Aufträge, die auf dem Gerät bleiben.

Die Startseite zeigt nur die Aufträge des gewählten Bereichs. Firmen werden nie gemischt: Aufträge, Abgleich und KI-Schlüssel gehören immer zu genau einer Firma. Arbeitest du für mehrere Firmen, meldest du dich einmal an und wechselst dann einfach. Einladungen weiterer Firmen erscheinen oben in den Einstellungen – siehe App mit dem Firmenkonto verbinden.

Texterkennung & KI

Ist eine Firma gewählt, nutzt die App den KI-Schlüssel dieser Firma – die Kosten trägt die Firma. Hat die Firma keinen Schlüssel hinterlegt, gibt es nur die Erkennung auf dem Gerät.

Bei „Meine Protokolle“ wählst du:

Autark

Alles bleibt auf dem Gerät. Fotos werden nur mit der Texterkennung auf dem Gerät und den Erkennungsprofilen ausgewertet. Kein Konto, keine Kosten, keine Werbung.

Eigener KI-Schlüssel

Reicht die Erkennung auf dem Gerät nicht, hilft ein KI-Anbieter: Claude (Anthropic), Gemini (Google) oder ChatGPT (OpenAI). Du brauchst dafür einen API-Schlüssel des Anbieters; die Kosten laufen über dein Konto dort (meist wenige Cent pro Foto).

Anbieter wählen, Schlüssel bei … erstellen öffnet die Seite des Anbieters.
Schlüssel kopieren, in A-Zettel einfügen, Prüfen und speichern. Die App testet den Schlüssel, bevor sie ihn speichert.

Der Schlüssel liegt verschlüsselt im Android-Keystore und ist von Backups ausgenommen.

Lege beim Anbieter einen eigenen Schlüssel nur für A-Zettel an und setze ein Ausgabenlimit. Geht das Handy verloren, löschst du nur diesen Schlüssel.

Wenn die Erkennung auf dem Gerät nicht reicht

Mit Firma oder eigenem Schlüssel wählst du, wann die Cloud gefragt wird:

Einstellung	Verhalten
Automatisch	Das Foto wird an die Cloud gesendet, sobald Netz da ist.
Auf Nachfrage	Am Ergebnis erscheint `Mit Cloud verbessern`; ohne Klick bleibt alles auf dem Gerät.
Aus	Fotos verlassen das Gerät nie.

Welche Daten wohin gehen

Bei einer Cloud-Auswertung gehen das Foto und der auf dem Gerät erkannte Text an den gewählten Anbieter. Die Server von Anthropic, Google und OpenAI stehen überwiegend in den USA. Fotografiere deshalb möglichst nur das Typenschild oder Messgerät, keine Personen oder Kundenunterlagen. Mehr in der Datenschutzerklärung.

Protokolle

Standard-Bearbeiter/in – wird in neue Protokolle eingetragen.
Kopfzeile im PDF – z. B. Firma oder Team.