A-Zettel

Freigaben im Team

Eigene Vorlagen sind privat. Damit Kollegen sie in der App nutzen können, erstellst du eine Freigabe – einen QR-Code mit Link.

Freigaben gibt es für Vorlagen von Konten ohne Firma. Deine eigene App braucht keinen Code: Ist sie mit deinem Konto verbunden, stehen deine Vorlagen bei Protokoll hinzufügen zur Auswahl. Veröffentlichte Vorlagen sind in jeder App auswählbar. Früher erstellte Freigaben bleiben gültig, bis du sie widerrufst.

Mit Firmenkonto nimm Firmenvorlagen statt QR-Codes. Im Arbeitsbereich einer Firma zeigt die App nur die Firmenvorlagen, die das Büro unter Meine Vorlagen pflegt; sie kommen beim Abgleich automatisch auf alle Geräte. Per QR-Code geladene Vorlagen erscheinen nur im Bereich „Meine Protokolle“. Eine eigene Vorlage machst du über ihr Menü mit In die Firmenvorlagen kopieren zur Firmenvorlage.

Freigabe erstellen

  1. In Meine Vorlagen bei der Vorlage qr_code_2 Per QR-Code freigeben.
  2. Optional eine Bezeichnung (z. B. „Team Kundendienst") und die Gültigkeit wählen: unbegrenzt, 1 Tag, 7 Tage, 30 Tage oder 1 Jahr.
  3. QR-Code erstellen – den Code am Bildschirm zeigen, ausdrucken oder als Link verschicken.

Kollegen scannen ihn in der App unter Vorlagen mit Per QR-Code. Sie erhalten immer die aktuelle Version: Nach einer Änderung scannen sie denselben Code noch einmal.

Überblick und Widerruf

Die Liste zeigt je Freigabe, bis wann sie gilt, wie oft sie geladen wurde und wann zuletzt. link_off Widerrufen sperrt den Link sofort; die App meldet dann, dass die Freigabe nicht mehr gilt.

Ohne Firmenkonto gilt eine Freigabe höchstens so lange wie die Vorlage selbst: 24 Stunden nach der letzten Änderung wird sie gelöscht, und der QR-Code meldet dann „Diese Vorlage ist nicht mehr verfügbar“.

Wer den Link kennt, kann die Vorlage laden. Ein QR-Code ist kein Passwort. Für vertrauliche Vorlagen kurze Gültigkeit wählen und nach Gebrauch widerrufen. Bereits geladene Vorlagen bleiben auf den Geräten – ein Widerruf holt sie nicht zurück.