Aufträge im Büro

Unter Aufträge (nur für die Rolle Büro) verwaltest du die Aufträge der Firma.

Auftrag anlegen

Neuer Auftrag mit Bezeichnung, Ort / Objekt / Auftraggeber, optional Auftragsnummer und Techniker. Der zugewiesene Techniker sieht den Auftrag beim nächsten Abgleich in der App (spätestens nach etwa 15 Minuten mit Netz, sofort mit Jetzt abgleichen).

Auch Aufträge, die Techniker selbst in der App anlegen, erscheinen hier.

Auftrag abschließen

Im Auftrag Auftrag abschließen – auch Techniker können ihn in der App abschließen. Abgeschlossene Aufträge zeigt die Liste unter Abgeschlossen (Umschalter über der Liste), mit Datum und wer abgeschlossen hat; in der App verschwinden sie aus der Liste Offen. Wieder öffnen holt einen Auftrag zurück.

Auftrag kopieren

Für wiederkehrende Arbeiten, z. B. die jährliche Wartung: im Auftrag Kopieren, Bezeichnung des neuen Auftrags eingeben und wählen:

• Nur Stammdaten übernehmen – die Protokolle beginnen leer, nur die in der Vorlage als Stammdaten gekennzeichneten Felder sind ausgefüllt (z. B. Anlage und Seriennummer, die Liste der Stromkreise ohne Messwerte).
• Alle Werte übernehmen – die Protokolle beginnen mit allen Eingaben des alten Auftrags.

Der neue Auftrag hat dieselben Techniker und denselben Ort, die Auftragsnummer ist leer. Die Protokolle sind offen und nutzen die aktuelle Fassung der Firmenvorlage. Nie übernommen werden Unterschriften, der Abschluss und entfallene Abschnitte. Protokolle, die eine ältere App-Version als Ganzes hochgeladen hat, lassen sich nicht kopieren; der Dialog nennt ihre Zahl.

Protokolle abrufen

Im Auftrag stehen alle hochgeladenen Protokolle mit Bearbeiter, Datum und Status. Je Protokoll:

• picture_as_pdf PDF – wie in der App erzeugt, zum Archivieren in eurem Archiv oder Weiterleiten an den Kunden
• data_object Protokolldaten – alle Werte als Datei zur maschinellen Weiterverarbeitung, z. B. für die Übernahme in eine Branchensoftware

folder_zip Alle Dateien (ZIP) enthält PDF, Fotos, Unterschriften, Anhänge und alle Werte. Bewahre das ZIP auf, wenn du einen Auftrag löschst – daraus lässt sich das Protokoll später wiederherstellen.

Protokolle im Portal ausfüllen

Für Nacherfassungen am Schreibtisch – ein Papierprotokoll abtippen, Messwerte aus einem Laborbericht eintragen – oder um parallel zum Techniker vor Ort Angaben zu ergänzen.

• Nur wer dem Auftrag zugewiesen ist, kann ausfüllen – im Portal wie in der App. Bist du es nicht, steht am Protokoll Ansehen; mit Mich zuweisen wirst du Mitarbeiter des Auftrags und siehst ihn dann auch in der App.
• Ausfüllen öffnet das Protokoll mit allen Abschnitten. Jede Eingabe wird sofort gespeichert (oben rechts steht „Gespeichert“) und erscheint auf den Geräten der Zugewiesenen. Was Techniker in der App eintragen, sieht das Portal spätestens nach 15 Sekunden. Ändern zwei Personen dasselbe Feld, gilt die spätere Änderung.
• Protokoll hinzufügen legt ein neues Protokoll aus einer Firmenvorlage an. Wer anlegt, hat die Führung.
• Abschließen und das PDF erzeugen geht nur in der App, durch die Führung. Wer im Büro anlegt, gibt die Führung danach im Auftrag an einen Techniker weiter.
• Fotos werden wie in der App auf 2048 Pixel verkleinert. Fotos im HEIC-Format (iPhone) liest nur Safari; in anderen Browsern bitte vorher als JPEG speichern.
• Unterschriften gehen nur in der App – mit Maus oder Trackpad würde eine Unterschrift unbrauchbar. Abzeichnen mit deinem Konto geht im Portal.
• Das Portal braucht eine Netzverbindung. Fällt sie aus, steht oben „Nicht gespeichert“, und A-Zettel versucht es weiter; schließe den Tab erst, wenn wieder „Gespeichert“ dasteht.

Protokoll wiederherstellen

Unter den Protokollen eines Auftrags: ZIP auf die Fläche Protokoll wiederherstellen ziehen oder ZIP auswählen. Mehrere ZIPs gehen auf einmal; zu jedem steht das Ergebnis darunter.

• Es geht nur mit ZIPs, die im Portal über Alle Dateien (ZIP) heruntergeladen und nicht verändert wurden, und nur in einen Auftrag derselben Firma.
• Das Protokoll kommt so zurück, wie es heruntergeladen wurde – abgeschlossen mit dem ursprünglichen PDF oder offen zum Weiterarbeiten – und ist als „Aus ZIP wiederhergestellt“ gekennzeichnet.
• Liegt das Protokoll noch auf dem Server, wird es nicht ein zweites Mal angelegt. Für einen neuen Auftrag mit denselben Protokollen gibt es Auftrag kopieren.

Lädt der Techniker ein Protokoll erneut hoch (etwa nach einer Korrektur), wird die vorherige Fassung ersetzt.