Aufträge und Protokolle

Die Startseite der App zeigt deine Aufträge. Jedes Protokoll gehört zu genau einem Auftrag.

Auftrag anlegen

Neuer Auftrag antippen und ausfüllen. In einem Firmenkonto legt nur das Büro Aufträge an und weist Mitarbeiter zu; als Techniker siehst du die Aufträge, denen du zugewiesen bist. Unter „Meine Protokolle“ legst du immer selbst an.

Bezeichnung – z. B. „Wartung Heizung"
Ort / Objekt / Auftraggeber – erscheint im Kopf jedes PDFs
Auftragsnummer (optional) – deine interne Nummer

Die Kopfdaten des Auftrags kannst du später im Auftrag ändern; sie gelten für alle Protokolle darin.

Protokolle im Auftrag

Protokoll hinzufügen → Vorlage wählen. Mehrere Protokolle derselben oder verschiedener Vorlagen sind möglich. Im Firmenkonto nur, wenn du dem Auftrag zugewiesen bist; wer ein Protokoll hinzufügt, führt es. Das Büro sieht alle Protokolle der Firma, bearbeitet sie aber erst nach Mich zuweisen und kann die Führung ändern.
Im Firmenkonto zeigt die Liste bei jedem Protokoll, wer es führt; Protokolle, die du führst, sind farbig hervorgehoben. Hat ein Protokoll keine Führung, steht dort, wer es hinzugefügt hat: Nur diese Person kann es dann bearbeiten, für alle anderen ist es schreibgeschützt, bis das Büro die Führung vergibt.
Die Liste zeigt pro Protokoll den Fortschritt und ob es abgeschlossen ist. Im Firmenkonto steht dort zusätzlich hochgeladen oder Upload ausstehend.
Antippen öffnet das Protokoll. Löschen geht im Protokoll über das Menü (⋮) Löschen.

PDF

Knopf	Ergebnis
`Gesamt-PDF teilen` (im Auftrag)	Deckblatt mit Kopfdaten und Inhaltsverzeichnis, danach alle Protokolle des Auftrags
`PDF teilen` (im Protokoll)	nur dieses Protokoll

Geteilt wird über das Android-Teilen-Menü – per Mail, Messenger oder in einen Cloud-Ordner.

Im PDF steht oben die Kopfzeile aus den Einstellungen (z. B. Firmenname). Den Standard-Bearbeiter stellst du dort ebenfalls ein, er wird in neue Protokolle übernommen.

Auftrag abschließen

Ist alles erledigt, im Auftrag über das Menü Auftrag abschließen. Das geht erst, wenn alle Protokolle abgeschlossen sind. Ein abgeschlossener Auftrag

verschwindet aus der Liste Offen und steht unter Abgeschlossen (Umschalter oben in der Auftragsliste),
lässt sich ansehen und als PDF teilen, aber nicht mehr ändern,
lässt sich über das Menü Wieder öffnen jederzeit zurückholen.

Im Firmenkonto sieht das Büro den Status nach dem nächsten Abgleich. Schließt das Büro einen Auftrag ab, wandert er bei dir ebenfalls unter Abgeschlossen.

Auftrag löschen

Im Auftrag über das Menü Auftrag löschen. Dabei werden alle Protokolle des Auftrags samt Fotos endgültig vom Gerät gelöscht – vorher das Gesamt-PDF sichern. Bereits hochgeladene Protokolle bleiben auf dem Server.